GEK & Live Paint

Door 16 mei 2016Bedrijfsprofiel

GEK met Sansa

GEK, een bedrijf dat zich richt op kunst en communicatie, gebruikt Sansa voor maar liefst vier aan elkaar gelieerde bedrijven. Met name voor hun bedrijf Live Paint biedt Sansa een vrijwel volledig geautomatiseerd proces.

Live Paint zet kunstenaars in die op locatie een schilderij maken van een speciale gelegenheid, zoals een bruiloft, (bedrijfs)jubileum, bijzondere verjaardag of receptie. Het proces rondom de inzet van de live painters door heel Nederland, bestaat uit een aantal administratieve stappen, waarvan een groot gedeelte binnen Sansa geautomatiseerd verloopt. Ellen Kooijmans, eigenaar van GEK en Live Paint: “Wij begonnen vooral met Sansa, omdat het overzicht ontbrak. Alle informatie over data, locaties, klantnamen en kunstenaars zat in mijn hoofd, maar daar konden mijn collega’s natuurlijk niks mee. Toen we met Sansa startten, werd alle informatie voor iedereen toegankelijk en overzichtelijk.”

Koppeling met website en e-mail

Daarnaast maakt Sansa een hoop administratieve handelingen overbodig. “Veel aanvragen voor een live paint komen binnen via de website”, vervolgt Ellen Kooijmans. “Het aanvraagformulier op de site is gekoppeld aan Sansa, dus alle gegevens die daar ingevuld worden, komen direct als een potentiële opdracht in Sansa terecht. We hoeven dus niet handmatig de naam en contactgegevens van onze klanten in te voeren.”

Behalve aan de website, is Sansa ook gekoppeld aan de e-mail van de medewerkers. Daarnaast is er de mogelijkheid voor klanten om formulieren in te vullen binnen een afgeschermde omgeving in het systeem. “Klanten vullen zelf gegevens in, die wij met één druk op de knop kunnen verwerken tot bijvoorbeeld een opdrachtbevestiging. Bovendien kan ik in Sansa een kunstenaar koppelen aan een project. De gegevens van de kunstenaar worden dan automatisch ingeladen in bijvoorbeeld de opdrachtbevestiging. Op die manier is via Sansa zo’n beetje het hele traject van aanvraag tot facturatie geautomatiseerd en verloopt het traject super-efficiënt. In de toekomst zou het fijn zijn als de live painters zelf toegang krijgen tot Sansa, gekoppeld aan een agenda-functie, zodat ze zelf hun beschikbaarheid in een bepaalde periode aan kunnen geven. Dat scheelt ons heel wat telefoontjes. dWise heeft al laten zien dat dit mogelijk is binnen Sansa, maar wij weten niet of dat op dit moment de meest efficiënte manier van communiceren is. In de toekomst gaan we hier zeker naartoe.”

Overzicht en inzicht

De hele administratie rondom een live paint gaat met Sansa dus stukken sneller dan voorheen. Maar ook het overzicht is volgens Ellen Kooijmans heel prettig. “Ik zie nu in één oogopslag wat er deze maand allemaal op de planning staat. Daarnaast is iedere stap die een aanvraag doorloopt, voorzien van een kleur. Ik zie dus snel welke projecten welke status hebben. En het feit dat bijvoorbeeld de gegevens van vorig jaar in een grafiek afgezet kunnen worden tegen die van dit jaar, biedt mij inzicht in de ontwikkeling van mijn bedrijf.”

GEK maakt gebruik van één Sansa-omgeving voor drie bedrijven. Een vierde aan GEK gelieerd bedrijf maakt gebruik van een eigen omgeving. “Al die informatie moest ik vroeger onthouden of deze stond in onoverzichtelijke Excel-lijstjes. Nu staat het allemaal in Sansa. En dat geeft veel rust, in mijn hoofd en bij mijn collega’s.”