Binnen bij Paaspop Events

Door 17 september 2016Bedrijfsprofiel

Binnen met Sansa

Waar veel mensen komen genieten van een festival, zijn ook veel mensen nodig die dat festival mogelijk maken. Vrijwilligers, leveranciers, cateraars, crew-leden en natuurlijk de artiesten zelf… Op die manier telt een festival als Paaspop ongeveer 6000 mensen die vóór, na en tijdens het festival toegang nodig hebben tot het terrein. Sansa helpt om dit zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Paaspop Events, betrokken bij de organisatie van onder andere Paaspop, We Are Electric en ScumBash, gebruikt Sansa voor ‘event access’: het regelen van de toegang tot het festivalterrein voor iedereen die geen kaartje nodig heeft. Naast de mensen die een festival mogelijk maken, zijn dat ook bijvoorbeeld de genodigden op de gastenlijst. Al deze mensen zijn opgenomen in Sansa, vertelt Lorenzo Toffolo, die zich bezig houdt met onder andere de automatisering bij Paaspop Events.

Dynamisch

Met Sansa weet de organisatie precies welke mensen er toegang hebben, en van welke faciliteiten zij op het terrein gebruik kunnen en mogen maken. “Sansa heeft als grote voordeel dat het dynamisch in te richten is”, zegt Lorenzo Toffolo. “Zo kunnen we per festival categorieën specificeren. Voor Paaspop hebben we bijvoorbeeld vier variabelen in het systeem, die per variabele ook weer verschillende waarden kunnen hebben. Mag iemand bijvoorbeeld parkeren op het terrein, met hoeveel auto’s en zo ja: waar? Mag hij maaltijden gebruiken en zo ja: welke? Wat voor een polsbandje krijg iemand? En heeft diegene misschien een perskaart nodig? Je kunt je voorstellen dat deze optelsom van variabelen voor 6000 mensen een ontzettende hoeveelheid uitkomsten heeft. In Sansa staat alles overzichtelijk bij elkaar en kunnen we gemakkelijk zoeken op bepaalde categorieën. Maar je kunt deze categorieën dus ook per festival anders aanmaken en inrichten. Handig, want geen twee festivals zijn hetzelfde.”

Offline beschikbaar

Ook de andere voordelen van Sansa heeft Lorenzo Toffolo helder op een rij: “Het systeem is realtime bij te werken, zodat we precies zien wat er bij de verschillende toegangspoorten van het terrein gebeurt. Op die manier kunnen we veel eerder dan voorheen inspelen op eventuele problemen die we zien ontstaan, bijvoorbeeld een tekort aan maaltijdbonnen of polsbandjes. Daarnaast is Sansa offline beschikbaar, wat voor ons ook heel prettig is. Ook de koppeling van Sansa naar onze mobiele telefoons is een groot voordeel. Zit ik te lunchen en komt er een aanvraag binnen van een artiest die een naam op de gastenlijst wil wijzigen, dan kan ik lekker aan mijn lunch blijven zitten, terwijl bij de toegangspoorten van het festival de nieuwe persoon probleemloos wordt binnen gelaten. Ik voer die nieuwe naam gewoon op mijn telefoon in. Toen we Sansa nog niet hadden, moest ik in zo’n geval eerst naar mijn computer elders op het festivalterrein lopen om die naam aan te passen. Dan kon ik mijn lunch wel vergeten!”

Rechten toekennen

Doordat meerdere mensen in kunnen loggen en met het systeem kunnen werken, komt niet meer al het werk op de schouders van een paar mensen terecht. Lorenzo Toffolo: “Tijdens een evenement als Paaspop zijn er voortdurend veranderingen in de leveranciers-, vrijwilligers- en gastenlijsten. Voorheen kwamen die verzoeken vooral bij mij binnen, omdat accreditatie een te complex verhaal was om ‘even te doen’. Nu is het systeem voor iedereen overzichtelijk en begrijpelijk, waardoor iedereen snel een wijziging kan aanbrengen. Tijdens Paaspop kunnen naast mijzelf bijvoorbeeld ook mensen van de artiestenbegeleiding, mensen van de marketing en communicatie, mensen van de productie en vrijwilligerscoördinatoren in Sansa werken. Vaak kunnen zij dus zelf de gewenste aanpassingen maken. Dat geeft voor iedereen veel meer rust. Ik kan aan de ‘achterkant’ van het systeem aangeven wie welke rechten heeft, dus wie welk gedeelte van het systeem in kan zien en hier aanpassingen in kan maken.”

Importeren uit Excel

Uiteraard moeten al deze mensen dan wel geïnstrueerd worden over het gebruik van Sansa. Daarom krijgt iedereen die er tijdens het festival mee gaat werken, ongeveer een maand voor Paaspop een instructie, zodat het gebruik van Sansa tijdens het festival soepel verloopt. Ook voor de artiestenbegeleiding geeft Sansa meer overzicht en rust. Zo kunnen zij in Sansa zien of iemand al binnen is en hoeveel (en welke) polsbandjes hij heeft gekregen. Daardoor worden eventuele discussies voorkomen. Daarnaast biedt Sansa de mogelijkheid een namenlijst die bijvoorbeeld in een Excel-sheet door een artiest wordt toegezonden, automatisch in te laden in het programma. Op die manier hoeven de namen niet handmatig overgenomen te worden uit de lijst.

Doen wat het moet doen

“Maar wat misschien wel het allerfijnst is”, zegt Lorenzo Toffolo, “is dat in Sansa de belangrijkste acties centraal staan, zonder een hoop rompslomp en overbodige informatie. Als ik het systeem open, dan zie ik maar twee velden: een zoekfunctie en de mogelijkheid om een nieuwe persoon toe te voegen. Nadat ik de categorieën aan de ‘achterkant’ van het systeem goed heb ingericht, heb ik feitelijk niet meer nodig dan die twee functies. Sansa geeft die functies overzichtelijk en duidelijk weer. Systemen die wij eerder gebruikten, belemmerden ons soms, omdat wij ons moesten schikken binnen de categorieën en beperkingen van het systeem, in plaats van dat de techniek zich richtte naar datgene wat wij nodig hadden. Sansa is exact op onze festivals afgestemd. Het doet precies wat het moet doen.”