Perfekt Print Boxtel

Door 18 november 2016Bedrijfsprofiel
jeroen-van-de-loo-bb300

Overzicht en efficiëntie voor Perfekt Print Boxtel

Bij Perfekt Print Boxtel zijn de doorlooptijden kort: iedere dag komen er zo’n 10 tot 15 opdrachten binnen, die dezelfde dag nog verwerkt moeten worden. Dan is een systeem dat met één druk op de knop doet wat het moet doen, geen overbodige luxe.

Perfekt Print Boxtel (PPB) is gespecialiseerd in het printen, verpakken (bijvoorbeeld sealen) en couverteren (samenstellen) en ter post bezorgen van mailpakketten. Daarnaast verzorgt het bedrijf voorraadbeheer voor enkele organisaties, waarbij ook het leveren van via de webshop geplaatste bestellingen voor rekening van PPB komt. Voor beide typen werkzaamheden wordt Sansa gebruikt.

Jeroen van de Loo, technisch directeur van PPB: “De doorlooptijden van al onze trajecten zijn zeer kort. Voor de meeste mailings die wij verzorgen geldt dat er ’s ochtends een opdracht geplaatst wordt, en dat wij die order dezelfde dag nog afronden. Het is dus fijn dat we niet teveel tijd kwijt zijn met het maken van een offerte of factuur. Met Sansa kunnen we snel een offerte maken, waar we vervolgens met één druk op de knop een factuur van maken. Vanuit het systeem kunnen we direct een offerte of factuur naar de betreffende relatie mailen, met een bcc naar onze eigen mailbox, zodat wij zeker weten dat de mail goed verstuurd is.”

Snel de juiste informatie vinden

De opdrachten worden uitgevoerd voor in totaal zo’n 200 à 300 relaties, sommige met wel 10 contactpersonen per bedrijf, en ieder met zijn eigen terugkerende wensen en voorkeuren. “Het is prettig dat we al deze gegevens overzichtelijk bij elkaar hebben staan in Sansa,” zegt Jeroen van de Loo. “Wanneer we een bedrijf aanklikken, komt er al direct in beeld te staan waar we op moeten letten bij dat bedrijf. Dat is handig, want het was vroeger een behoorlijke uitdaging om dit te onthouden van al onze relaties.” Bovendien hoeft hij nu nooit meer te zoeken naar een e-mailadres of telefoonnummer: “Alle contactgegevens worden direct bij de contactpersoon weergegeven. Ook een offerte of factuur heb ik in Sansa snel gevonden. De meeste offertes maak ik niet zelf, en als er voorheen een klant belde over een offerte, moest ik door alle offertes naar beneden scrollen om te vinden wat ik zocht. Nu kan ik bijvoorbeeld zoeken op offertenummer, relatie of datum waarop de offerte is aangemaakt. In een paar seconden heb ik nu de juiste offerte gevonden.”

Voorraadbeheer

Behalve met het productieproces van mailings, houdt PPB zich ook bezig met voorraadbeheer en het uitleveren van webshop-bestellingen. Jeroen van de Loo: “Voor onder andere een hogeschool doen wij dit. We beheren de voorraad boeken die studenten via de webshop van de hogeschool kunnen bestellen. Wordt er een bestelling geplaatst, dan zorgen wij ervoor dat die bestelling samengesteld, verpakt en ter post bezorgd wordt. Via een speciale maatwerk-module in Sansa houden wij exact bij hoeveel exemplaren er van elk boek op voorraad liggen en managen we de opdrachten die binnenkomen via de webshop. Het prettige aan de module die wij hebben voor voorraadbeheer, is dat we op ieder moment de actuele voorraad in kunnen zien. Sansa genereert daarnaast aan het eind van de maand netjes een overzicht van de actuele voorraad, de portokosten die in die maand zijn gemaakt en de handlingkosten. Handig voor onze klanten, en tegelijkertijd een heldere specificatie van onze facturen.”

Altijd actueel

Doordat de voorraad realtime ingekeken kan worden, kunnen klanten altijd door PPB voorzien worden van actuele voorraad-informatie. Vooralsnog kunnen de klanten niet zelf in het systeem kijken. “We hebben er nu heel bewust voor gekozen dat derden niet kunnen inloggen, maar ik weet zeker dat dit wel mogelijk is in Sansa, dus wie weet waar we in de toekomst nog naartoe gaan,” zegt Jeroen van de Loo. Ook de vrachtbrieven zullen wellicht in de toekomst via Sansa uitgedraaid gaan worden. “Maar zoals we het nu doen, gaat het voorlopig nog prima. En wil ik iets aangepast hebben in het systeem, dan weet ik dat ik bij Sansa gemakkelijk terecht kan. Zo wilden wij een aanpassing in de interface: wij vonden het handiger als sommige knoppen onder elkaar stonden in plaats van naast elkaar. Sansa heeft dat toen aangepast, waardoor wij er nu nog prettiger mee werken.”